Como realizar um gerenciamento de prazos eficaz?
Com que frequência devemos atualizar o cronograma dos nossos projetos?
Como podemos estabelecer uma metodologia de trabalho para gestão de prazo do nosso projeto?
Costumo perguntar isso para meus alunos e recebo as respostas mais variadas.
Quer saber a verdade?
É por isso que escrevi este post, para você ter uma visão mais clara do que realmente deve ser feito.
Com que frequência devemos atualizar o cronograma dos nossos projetos?
Bom, imagino que a maioria dos cronogramas não são atualizados diariamente, salvo em projetos altamente críticos. Uma das perguntas que você deve fazer para si mesmo, a fim de determinar a frequência é:
Essa atualização que estou fazendo agora será útil para ajudar alguém a tomar decisões no projeto?
Se a resposta é não, talvez você esteja fazendo a coisa da maneira errada.
A atualização do cronograma tem que ser combinada com a equipe, com os gestores e com o cliente com base na frequência que eles desejam receber tais informações. Em alguns projetos ela pode ocorrer semanalmente, outros quinzenalmente ou podem obedecer a qualquer outro ciclo. Tudo depende da criticidade do projeto, da necessidade das suas partes interessadas e do que elas farão com a informação de progresso de prazo. Gerar e encaminhar informações de desempenho e ninguém usar para nada, é pura perda de tempo.
Faça, portanto, uma crítica sobre a utilidade da frequência de envio de status report e estabeleça a rotina que melhor funcione para o seu projeto.
Como podemos estabelecer uma metodologia de trabalho para gestão de prazo do nosso projeto?
Para que o trabalho de gerenciamento do cronograma do seu projeto seja efetivo, é fundamental estabelecer uma política padrão de trabalho, o que envolve estabelecer a frequência de recebimento de dados de andamento, a organização desses dados, a definição dos limites de tolerância de variação, os níveis de tomada de decisão baseados nos limites de variação acordados, as ações a serem tomadas em caso de desvio, a atualização do cronograma e o envio das informações às partes interessadas.
Nos tópicos abaixo, compartilho algumas ações que você pode tomar, a fim de criar uma metodologia de gestão de prazo para o seu projeto:
- Investigue os padrões da empresa, proponha melhorias, converse com partes interessadas sobre a melhor maneira de construir a metodologia, estabeleça indicadores, limites de tolerância de variação e níveis de ação. Por exemplo, variação abaixo de 5% normal, acima de 5% até 10%, o GP aplica paralelismo, mais que 10%, envolve o patrocinador e assim sucessivamente.
- Ao começar um projeto, combine a frequência de envio das informações e certifique-se que elas estão sendo usadas para alguma coisa. Para certificar-se, você pode conversar com elas no dia seguinte e fazer perguntas do tipo: E aí, o que achou do avanço do projeto? A informação foi útil? O que você acredita que devemos fazer em seguida para manter o projeto no eixo?
- Estabeleça uma rotina. Se um cronograma é atualizado semanalmente, estabeleça um dia específico. Por exemplo, você pode encaminhar o relatório de status para o cliente e para o patrocinador nas quartas-feiras e receber as informações da sua equipe todas as segundas-feiras. Assim você teria as terças-feiras para compilar tudo e elaborar o seu relatório de status das quartas.
- Crie no seu projeto um sistema de autorização de trabalho. Em outras palavras, encaminhe a previsão de atividades da semana (se o ciclo de atualização for semanal) com antecedência. Passado a semana de trabalho, receba a atualização de andamento, atualize no projeto e envie a programação da semana seguinte, constando a situação das atividades anteriores (não iniciadas, atrasadas, em andamento).
- Seja o defensor do método, duro com os problemas, mas soft com as pessoas. Procure compreender os fatores que influenciam negativamente o seu processo. Combine com todos as ações, valores, expectativas. Muitas vezes quando o projeto apresenta sintoma de atraso, percebe-se um certo boicote por parte de pessoas que não desejam que suas atividades apareçam “vermelhas” no relatório de status. Temos que ficar de olho, sermos firmes e cuidar para que a exposição pública não gere constrangimentos ou afete o desempenho individual.
- Todo início de trabalho é sempre difícil. Ocorre uma necessidade de quebra de paradigma, mudança de cultura e a maioria das pessoas sabem que isso não é fácil. Seja persistente com o seu processo. Se em alguns momentos o seu trabalho fracassar, não desanime. Permaneça firme e fiel aos seus princípios, procurando adaptar-se e inovar no seu trabalho. Em algum momento você será reconhecido por tudo isso!
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Te vejo na próxima webaula!
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Um abraço e até logo!
Moisés Luna, PMP
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