Práticas de gerenciamento de projetos numa viagem: Expedição Mundo Andino (parte 3 de 4)

por Moisés Luna | 7 set, 2016 | Para ser um super GP |

Continuando nossa trajetória, este é o post 3 de 4 que revela para vocês a construção do projeto Mundo Andino, mais especificamente a fase de Iniciação desse projeto. Neste post eu vou falar o que havíamos pensado sobre benefícios do projeto, quais foram as nossas principais premissas e restrições.

Se você não leu o post anterior, confira neste link.

Benefícios do projeto

A realização de um projeto permite que possamos colher benefícios no futuro. Esses benefícios podem não estar diretamente vinculados ao objetivo, mas permeiam o caminho e fortalecem o nosso propósito de realmente querer fazer o projeto.

Quando gerenciamos projetos temos que estar cientes desses benefícios e como podemos proporcioná-los. Um projeto entrega muito mais do que ele se propõe a fazer. Se você pensar, por exemplo, nesse projeto Mundo Andino, o objetivo é realizar uma viagem, mas existem várias outras coisas que são entregues em conjunto com essa viagem que fazem com que o seu valor aumente e torne o projeto cada vez mais interessante e prioritário. Alguns benefícios que estabelecemos com o projeto Mundo Andino foram:

Gerar memórias e experiências incríveis
Inspirar pessoas a empreenderem projetos semelhantes
Registro da viagem em nossa página “I Love Viajar”
Criação de conteúdo didático para aulas de gerenciamento de projetos de Moisés Luna

“Foto: Chegando nas Islas flotantes de Los Uros, em Puno no Peru, uma recepção animada. Os Uros são um povo nativo da região do Peru e Bolívia, possivelmente descendentes de civilizações pré Inca. Eles vivem em ilhas flutuantes artificiais feitas de uma planta aquática chamada totora. Há muitos séculos atrás eles adotaram essa vida para se defender e fugir da dominação espanhola. A experiência de conhecer essas pessoas é um exemplo de benefício do projeto associado com “memórias e experiências incríveis”. Só indo lá para saber como é“.

Premissas

Outro aspecto extremamente importante em projetos é compreender suas premissas. Premissas são suposições consideradas como verdadeiras, porém caso não sejam poderão ocasionar em um risco. As premissas em geral são externas e não estão no controle do responsável do projeto para tentar, por exemplo, confirmá-la ou eliminá-la.

Por exemplo, uma das premissas que estabelecemos no projeto está associada a variação cambial do dólar. Embora os países visitados também possuam suas respectivas moedas, o dólar ainda sim é uma moeda forte e muitas coisas no projeto tiveram que ser pagas nessa moeda. Assumimos, portanto, a seguinte premissa:

A variação do dólar no período de planejamento e execução da viagem não será superior a 20% em relação à cotação vigente (a cotação havia sido feita em R$4,00 – De deixar qualquer viajante de cabelo em pé!).

Vamos entender o conceito: Eu acabei de fazer uma suposição que pode ser falsa. Se for falsa isso terá um impacto negativo no meu projeto (mas o impacto poderia ser positivo dependendo da situação), podendo aumentar o meu orçamento ou mesmo fazer com que eu reduza o escopo do projeto, já que eu não poderia “pagar” por toda a viagem. Ela é externa e não está no meu domínio controla-la. Todavia, eu posso pensar em planos de ações caso essa premissa se confirme como falsa, o que me permite agir de maneira mais rápida causando menor impacto possível no projeto.

De fato, posteriormente, não ocorreram alterações de câmbio significativas, o que garantiu com que os nossos custos ficassem muito próximos do valor que havíamos planejado. Mas lei de Murphy sabe como é? Depois que voltamos de viagem, o dólar começou a despencar. No momento que estou escrevendo este artigo ele está em R$3,30 (já são 70 centavos de diferença, cerca de 17,5% menor). Isso me leva a crer que as minhas decisões de realizar viagem impactam consideravelmente o mercado… 🙂

Por que fazemos suposições para nossos projetos? Porque isso pode impactar de maneira expressiva nos rumos do projeto e precisamos, portanto, estabeler cenários ou mesmo planos de gerenciamento de riscos que envolvam, por exemplo, o dólar ter uma variação maior que a esperada. Dependendo da premissa, caso não queiramos correr o risco, o projeto pode nem do papel.

Algumas premissas que foram identificadas no projeto:

A variação do dólar no período de planejamento e execução da viagem não será superior a 20% em relação à cotação vigente.
Haverá pessoa e/ou profissional disponível para cuidar de nosso pet durante a viagem.
As agências de turismo são idôneas e irão honrar seus pacotes de turismo.
Não haverá alteração de voos ou cancelamentos que possam prejudicar o roteiro de viagem.
Não iremos ficar doentes durante ou antes da viagem (era época de chuvas e os noticiários estavam alertando sobre casos de dengue, zica e chicungunha)
Haverá condições climáticas favoráveis que permitam visitar e observar os astros no maior centro astronômico da América Latina, em San Pedro de Atacama.

“Foto: Laguna Tebinquiche no Salar de Atacama. Céu nublado refletindo as nuvens no lago. Magnífico! Porém, nuvens como essas acabam por prejudicar o nosso roteiro em relação à observação dos astros no maior centro astronômico da América Latina. Uma premissa que não se confirmou (haverá condições climáticas favoráveis) e acabou alterando o roteiro da viagem. Fica então para a próxima visita“.

Restrições

Diferente das premissas, restrições são internas ao projeto e normalmente estão na alçada do gerente de projetos controlar. As restrições são limites estabelecidos para o projeto, para servir de parâmetro, a fim de estabelecer o que pode e o que não pode ser feito.

Por exemplo, uma das restrições que propusemos a nós mesmos é:

A mochila de cada um dos viajantes não poderá ultrapassar 10Kg de peso.

Embora ainda seja pesada para os moldes de “viagem de mochilão”, consideramos que seria o peso ideal para carregar as coisas que estávamos planejando, uma vez que iríamos enfrentar temperaturas extremas, de -10˚ até 35˚ graus. Portanto, a necessidade de se estabelecer limites, a fim de não sofrer para carregar coisas durante a viagem e também evitar problemas de saúde no futuro, principalmente com a coluna.

Algumas restrições que foram identificadas no projeto:

A mochila de cada um dos viajantes não poderá ultrapassar 10Kg de peso.
Os viajantes deverão estar com suas vacinas em dia e com porte do cartão de vacina para o caso de apresentação na entrada à Bolívia.
Não serão adquiridos souvenir durante a viagem para que isso não pese as mochilas. A aquisição de souvenir pode ser feita no último trecho da viagem, em San Pedro de Atacama.
Trechos longos ou acidentados que representam alto risco serão realizados por meio aéreo.
Toda documentação da viagem (passaporte, vouchers, tickets de voos, etc) deverão estar disponíveis em fotocópia e também eletronicamente, utilizando recurso do Dropbox.
É obrigatória a contratação de seguro viagem durante todo o trecho.
Os viajantes não irão consumir alimentos crus, como peixes, verduras, frutas e sucos, como alternativa de mitigação de risco de intoxicação alimentar, o que poderia prejudicar o roteiro. Deve-se optar por alimentos fritos, assados ou cozidos.

“Foto: Prato peruano famoso conhecido como Ceviche. Ele é feito à base de peixe cru marinado no limão e “leche de tigre”. Calma, ninguém ordenhou uma tigresa para fazer este prato. O “leche” é por causa da coloração do suco de limão com peixe marinado, que mais se assemelha a um leite e o “tigre” é pelo fato deste molho ser utilizado para curar ressacas e dar força para quem ingere. Embora a recomendação (restrição) de evitar ingerir alimentos crus ao longo da viagem, não tive como resistir a esse. Simplesmente saboroso e estou aqui escrevendo este texto com água na boca! Diversos amigos e pessoas que conhecemos ao longo da viagem tiveram problemas de intoxicação alimentar, o que causou indisposição, enjoos e náuseas. Felizmente não tivemos nenhum desses problemas“.

Tanto as premissas e restrições podem, na fase de planejamento, nos orientar sobre a formatação do plano e ajudar a criar atividades no projeto que ajudem a reduzir os riscos associados às premissas e também criar atividades que permitam com que as restrições sejam cumpridas. Por exemplo, nós precisamos criar uma tarefa de visita ao Centro do Viajante, local onde tomamos as vacinas faltantes e obtenção do cartão internacional de vacinas.

No último post desta série vou falar sobre a análise das partes interessadas. Vocês vão descobrir que até um cachorro pode ser uma parte interessada em um projeto… 🙂

O artigo 4 de 4 desta série pode ser encontrado neste link.

Um abraço,

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Moisés Luna é especialista e um apaixonado pela profissão de gerenciamento de projetos. Certificado PMP pelo PMI, nos últimos anos tem atuado em projetos nos ramos de serviços, tecnologia e engenharia. É palestrante e professor convidado em diversas instituições de ensino. Moisés participou em 2014-2015 de um grande programa de liderança do PMI, o Leadership Institute Master Class. Atualmente se dedica fortemente em seu programa de capacitação profissional voltado para a certificação PMP e CAPM, o YouPM (youpm.com.br).