Muitas pessoas cometem alguns erros básicos de planejamento do projeto e acham que aprender a operar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Microsoft Project 2016 irá resolver os seus problemas. Todavia, é fundamental que você conheça algumas das boas práticas que possibilitarão que o seu cronograma seja mais acreditado pelas pessoas a sua volta, incluindo você.
De praxe, ao longo da minha vida profissional, já vi diversas pessoas cheia de boas intenções e empolgadas com um novo trabalho fazerem um curso de Microsoft Project, sentarem de frente ao computador e começarem a trabalhar feito loucas para produzir um cronograma de um projeto. Depois, ocorre o trágico. O cronograma não reflete a realidade do projeto e ninguém mais acredita nele como instrumento de acompanhamento, sendo relegado à gaveta.
Essa situação é extremamente frustrante e a tendência do planejador é colocar a culpa nos outros, dizendo que “eles não estão seguindo o cronograma”. Mas por que as pessoas não seguem o cronograma?
Para responder esta pergunta, é fundamental assumir uma postura diferente. Saber operar o Microsoft Project é sim importante, todavia ele por si só não irá resolver os seus problemas. É necessário adotar um conjunto de boas práticas, amadurecer com o processo, observar onde estão os gaps, trocar experiências com colegas de profissão e, principalmente, ser inquieto.
A inquietude é um sentimento que nos acomete quando fazemos algo e acreditamos que poderia ser melhor. Esse sentimento faz com que procuremos as respostas para acalmar a nossa insatisfação e atingir um status de excelência, envolvendo um trabalho árduo de pesquisa, troca de ideias, consulta a colegas, até que você atinja um nível satisfatório de qualidade do seu trabalho. Se você é acometido por esse sentimento de inquietude, isso é um fator motivador para que você encontre os melhores caminhos para o seu problema e consiga satisfazer a sua necessidade produzindo um trabalho digno de elogios e respeito por você e pelos seus pares.
Logo aqui em baixo eu quero compartilhar com você algumas dicas essenciais que podem fazer com que seus cronogramas sejam mais factíveis. Isso não é uma receita de bolo e não abrange todas as ações a serem tomadas para melhorar a gestão de nossos projetos. Mas representa um começo e certamente teremos oportunidade de discutir outros tópicos associados a essa temática. Vamos lá:
- Investigue e conheça bem o trabalho do projeto de modo a garantir que nada seja esquecido. Não sente de frente para o computador e comece a criar entregas e atividades da sua cabeça sem fazer um levantamento o mais completo possível do escopo do projeto. Isso possibilitará que você organize melhor o trabalho e não esqueça de coisas importantes que devem compor o seu cronograma.
- Determine os níveis de detalhamento que deseja alcançar com o seu cronograma. Um cronograma muito detalhado ajuda a garantir que nada seja esquecido, mas aumenta o seu esforço de controle. Se você optar pelo alto detalhamento, pergunte-se: Você terá tempo ou equipe para te ajudar a atualizar o cronograma? Por outro lado, um cronograma pouco detalhado facilita o controle, mas aumenta o seu risco de esquecer algo importante. Essa opção normalmente é utilizada quando o projeto não possui muitos riscos relevantes. De qualquer maneira, o que se busca enfatizar neste tópico é a necessidade de se atingir um nível de equilíbrio que permita o gerenciamento adequado do projeto.
- Determine práticas de estimativa das durações adequadas e coerente com as necessidades do seu projeto. Observa-se que muitas pessoas determinam de maneira totalmente aleatória e sem nenhuma pesquisa a duração das atividades e, quando questionados, o argumento para justificar a estimativa é vago e impreciso. Procure conhecer os métodos de estimativa de projetos e aplique aquele mais condizente com o seu projeto.
- Envolva as pessoas que farão o trabalho do projeto no processo de criação do cronograma. Não cometa o erro de fazer sozinho e depois acreditar que as pessoas vão comprar a sua ideia e atender aos seus prazos, sem discutir ou ponderar sobre suas estimativas. Quando o time do projeto participa do processo de estimativa, a tendência é que eles se comprometam mais com os prazos.
- Busque aprovação do cronograma junto as partes interessadas, principalmente patrocinador, cliente e a equipe do projeto.
- Seja fiel ao seu cronograma. Não permita que trabalho não previsto seja realizado à revelia do seu cronograma. Se for necessário, ajuste o cronograma, controle a linha de base e transforme esse instrumento em uma ferramenta útil para o seu trabalho.
Ao ler os tópicos acima, talvez você concorde comigo e até acrescentaria outros mais. Uma crítica que eu mesmo faço sobre o meu texto é a seguinte: falar é fácil, quero ver isso na prática. Então vamos ver na prática… 😉
Eu vou promover uma Webinar com o tema: “Orientando Projetos a Resultados com o Microsoft Project 2016. Aprenda a trabalhar de maneira estratégica os seus projetos utilizando a ferramenta mais popular no mundo, o Microsoft Project 2016.
Serão 4 aulas ao vivo e gratuitas para você melhorar a gestão dos seus projetos e tornar os seus cronogramas mais factíveis. Os tópicos acima serão abordados dentro da usabilidade do Project, permitindo que você seja mais crítico quanto ao processo de criação dos seus projetos. Não espere encontrar apenas uma aula ensinando comandos básicos da ferramenta, mas sim uma abordagem a partir de boas práticas aliada à contribuição que o Microsoft Project 2016 nos proporciona.
Para saber mais, acesse esta página e se inscreva gratuitamente!
Te vejo na Webinar! Um abraço e até logo!
Moisés Luna
Criador do YouPM
youpm.com.br
Flair2pass.com.br
Pmpills.com.br
Sobre quem irá conduzir a Webinar:
Moisés Luna é Mestrando em Administração, especialista e um apaixonado pela profissão de gerenciamento de projetos. Certificado PMP® pelo PMI®, nos últimos anos tem atuado em projetos nos ramos de serviços, tecnologia e engenharia. É palestrante e professor convidado em diversas instituições de ensino e já contribuiu para a formação de mais de 5.000 mil alunos em gerenciamento de projetos. Participou em 2014-2015, junto a gerentes de projeto de 18 nacionalidades diferentes, de um grande programa de liderança do PMI® nos EUA, o Leadership Institute Master Class. Atualmente se dedica fortemente ao seu programa de capacitação profissional voltado para a certificação PMP® e CAPM®, o YouPM, à plataforma de simulados Flair2Pass e ao seu blog e canal do YouTube PMPills com doses grátis de conhecimento sobre gerenciamento de projetos para quem quer passar na prova ou alavancar a carreira.
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